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01.2009 - today

Finance Director Ubisoft GmbH (Distribution Central Europe)

Results / Ergebnisse / Résultats

beyond day-two-day responsibilities / jenseits der Verantwortung des Tagesgeschäfts / au-delà des résponsabilités quotidiennes
2021: to be continued.....
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2020: Absorb Corona shock whilest maintaining full operational readiness
  • Instrumental in bringing the entire day2day operations of Ubisoft into the home office well ahead of the curve (starting late Febuary 2020).
  • Maintain full operational readiness of the Finance Department
  • Closure and audits all conducted under home office conditions
  • Managing demanding credit limit situations during a successful peak season
2019: Transition phase, starting to move from a sales&distribution model to an engagement hub model
  • Prepare the organisation to address a new functions, less hardcore B2B-sales oriented and more focused on the enduser / gamer and his/her needs
  • Support the core team with new (non-financial) KPIs centered around :
    • acquisition
    • retention and
    • monetization of Ubisoft games
  • Organizational support during the alignment of the local branch towards the new objectives
  • Using low workload (resulting from lackluster portfolio performance and important product delays) to start digitalizing the last “traditional” processes in the department
2018: Logistical restart, internal reorganisation, tax audits, data science and GDPR
  • Managed financial, tax and accounting part of major international logistics reorganisation with large impact on commercial flows and VAT
  • Reorganised Finance team to anticipate impact of digitalization on core business
    • Broader scope with less headcount
    • Focus on analysis and adding value
  • Established proper process documentation for all relevant commercial processes
  • Drive the company to be more data centric:
    • upgraded static reporting on actuals and plans to dynamic and explorable database-driven BI-system (aka: from Excel to Tableau)
    • Provided Marketing with new data sources for better decisions in day-to-day business
  • Successful GDPR transition, contributing to a full and timely compliance of the local organisation
  • Terminated Fiscal Audit, shielding company from major task risk
2016 - 2017: Reorganisation and ERP-updates
  • Finance planned and supported a major reorganisation of the local corporate structure, anticipating digitalization-induced market changes:
    • Closing down two smaller distribution operations in Austria in Switzerland
    • Outsourcing of the German field sales force
  • Successful upgrade to new ERP software version
  • Constantly improving internal processes to improve the bottom line and remain reactive to customer demands
  • Department sustained major workload peak due to botched performance of new 3rd party logistics provider.
2014 - 2015: improved Controlling & wider international scope; data protection & privacy
  • Introduced Marketing Information Tool (MINT) to monitor all marketing expenditures:
    • better planning
    • better visibility
  • Managed integration of further international sales operations into the local accounting responsiblity
    • Czech Republic, Slovak Republic and Hungary
  • Taking on responsibility as Data Protection Officer
2012 - 2013: transition to pure distribution orientation
  • Managed handover to dedicated Finance Team for BlueByte Studio  due to their high growth and the very different approach to planning & reporting of a development studio, making load balancing within a single team impossible
  • Taking on responsibility for Swiss distribution unit (S.A.)
  • Optimization of commercial and logistical processes with customers (e.g. VMI-introduction; “Vendor-Managed Inventory)
  • Settling accumulated open questions on commercial terms and processes with major customers.
  • Defend the corporate transfer pricing policy in the 2nd general tax audit.
2010 - 2011: scaling things up & optimizations
  • Contributing to the scaling up of
    • The Polish Distribution
    • The growth of the Blue Byte Studio thanks to Free2Play games
  • Managed major ERP upgrade (PeopleSoft) with the Accounting Team
  • Major corporate reorganization
    • Liquidation of M&A-leftovers
    • Realizing major tax savings thru preserving tax loss carryovers thru period of legal changes
  • Realized high 6-figures savings on logistic costs thru renegotiation of existing contracts
2009: the first year - a steep learning curve
  • Responsibility for all fincancial matters of the Ubisoft distribution in Germany and Austria
  • Responsibility for all financial matters of the BlueByte Studio
  • Stopped high headcount churn in Finance Department of Ubisoft GmbH (German and Austrian distribution of Ubisoft retail products)
  • Terminated ongoing tax audit with very satisfactory outcome
  • Contributed to setting up the Ubisoft distribution in Eastern Europe via the creation of a permanent Establishment in Warsaw
2021: wird fortgesetzt....
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2020: Absorbieren des Corona-Schocks bei voller Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft
  • Wegweisend bei der frühen Verlagerung aller Arbeitsprozesse ins Home Office (schon ab Ende Februar 2020)
  • voller Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft der Finanzabteilung unter 100% Home Office Bedingungen
  • Reibungslose Durchführung von Jahresabschlüssen und Prüfungen
  • Mangement herausfordernder Kredit-Limit-Situationen mit den Kunden angesichts einer erfolgreichen Hauptsaison
2019: Übergangsphase, weg von reinem B2B-Vertrieb hin zu einem "engagement hub"
  • Vorbereitung auf eine Verlagerung der Kernfunktion des Unternehmens, weg von reinem B2B-Vertrieb hin zu einer Konzentration auf das “engagement” mit dem Endkunden / Spieler*in
  • Unterstützung der Kern-Teams mit neuen (oft nicht-monetären) KPIs
    • Kundengewinnung
    • Kundentreue
    • Monetarisierung der Ubisoft-Spiele
  • Organisationelle Unterstützung während dieser Neuausrichtung
  • Nutzen der teilweise schwachen Arbeitsauslastung (in Folge einer weit unter den Erwartungen bleibenden Portfolio-Performance und wichtigen Produktverschiebungen) um die Digitalisierung der letzten “traditionellen” Prozesse der Abteilung voran zu treiben.
2018: Logistischer Neustart, interne Reorganisation, Data Science und Betriebsprüfung
  • Abwicklung des kommerziellen, steuerlichen und buchhaltungstechnischen Teils einer logistischen Reorganisation mit weitreichenden Folgen für die Wertflüsse und deren umsatzsteuerliche Behandlung
  • Reorganisation des Finanz-Teams
    • Erweitertes Aufgabengebiet mit weniger Köpfen
    • Erfolgreicher Präzedenzfall für geregelten, langfristigen Altersausstieg
    • Erstellung einer Prozessdokumentation für alle relevanten Wertflüsse
  • Betriebsprüfung beendet mit deutlicher Reduzierung der ursprünglichen Forderungen
  • Initiativen für datengetriebenere Prozesse
    • Webcrawler zur systematischen Erfassung von Endkunden-Preisen
    • Dynamisierung des Berichtswesen (interaktive Tableau-Reports für das Management an Stelle von statischen Excel-Dateien)
    • Identifikation neuer Datenquellen für das Marketing, um bessere Entscheidungen treffen zu können
  • Erfolgreiche Überführung von datenschutzrelevanten Prozessen zu GSDVO-konformen Lösungen
2016 - 2017: Reorganisation und ERP-Updates
  • Vorbereitung und Begleitung einer umfassende Reorganisation der lokal verantworteten Gesellschaftsstruktur um die durch die Digitalisierung bedingten Marktänderungen zu antizipieren
    • Schließung zweier kleinerer Vertriebsorganisationen in Österreich und der Schweiz
    • Ausgliederung des deutschen Außendienstes
  • Kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse für bessere Profitabilität und mehr Flexibilität bei der Reaktion auf Kundenbedürfnisse
  • Auffangen von Spitzenlasten in der Abteilung, verursacht durch die schlechte Leistung eines neuen Logistik-Dienstleister
  • Erfolgreicher Upgrade auf eine neue ERP Software-Version (PeopleSoft)
2014 - 2015: Verbesserungen im Controlling und breiter internationale Aufstellung; Datenschutz
  • Einführung eines Markting-Informationssystems (MINT) zur besseren Verfolgung der Marketing-Kosten
    • Bessere Planung
    • Bessere Sichtbarkeit auf Status
  • Übernahme der Buchhaltungsverantwortung für die Vertriebsoperationen in weiteren Ländern
    • Tschechien, Slowakei, Ungarn
  • Bestellung zum Datenschutzbeauftragten und Übernahme der entsprechenden Aufgaben und Verantwortungen
2012 - 2013: Übergang zur Konzentration auf reine Vertriebsbegleitung
  • Übergabe der Finanzverantwortung für BlueByte Studio an neu geschaffenes Finanzteam zur konfliktfreien Begleitung des starken Wachstums des Studios mit völlig anderem Planungs-u. Reportingansatz
  • Übernahme der Verantwortung für die Schweizer Vertriebsgesellschaft (Ubi Games S.A.)
  • Optimierung der kaufmännischen und logistischen Prozesse mit wichtigen Kunden (z.Bsp. durch Einführung von VMI / Vendor-Managed-Inventory)
  • Bereinigung offener Fragen hinsichtlich kaufmännischer Konditionen und Prozesse mit wichtigen Kunden
  • Zweite große Betriebsprüfung ohne Beanstandungen beendet
2010 - 2011: Erweiterung und Optimierung bestehender Aufgaben
  • Beitrag zum weiteren Gruppenwachstum duch Begleitung
    • des weiteren Aufbaus der polnischen Vertriebsniederlassung
    •  des starken Wachstums des BlueByte Studios dank dessen Engagements bei Free2Play Spielen
  • Bewältigung eines schwierigen ERP-updates mit dem Buchhaltungs-Team
  • Gesellschaftsrechtliche Bereinigung
    • Liquidation von Akquistionsüberbleibseln
    • Realisierung von Steuereinsparungen dank einer sehr eng terminierten Fusion vor Inkrafttreten steuerrechtlicher Änderungen
  • Hohe 6-stellige Einsparungen bei Logistik-Kosten durch Neuverhandlung alter Verträge
2009: Das erste Jahr - eine steile Lernkurve
  • Verantwortung für alle Finanzaspekte der Ubisoft Vertriebsgesellschaft für Deutschland und Österreich
  • Vernantwortung für alle Finanzaspekte des BlueByte Studios
  • Beendigung der hohen Mitarbeiter-Fluktuation in der Finanzabteilung
  • Abschluss einer laufenden Betriebsprüfung mit gravierenden bilanziellen Auswirkungen
  • Erste Schritte beim Aufbau einer völlig neuen Vertriebsniederlassung in Pole
2021: à suivre....
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2020: Absorption du choque COVID, toute en maintenant un état de fonctionnement complet
  • Ouvrant la voie au transfert anticipé du travail entier vers le bureau à domicile (dès la fin février 2020).
  • Maintien complet de la disponibilité opérationnelle du département financier dans des conditions de 100% de travail à domicile
  • Exécution sans faille des clotûres et des audits
  • Géstion des situations difficiles en matière de limites de crédit des clients dans le cadre d’une saison de pointe réussie.
2019: Préparation d'une transistion d'une orientation vente/distribution de la filliale vers un modèle "engageent hub"
  • Préparer la réorientation de la filliale vers un focus sur l’engagment du consommateur final au lieu d’un focus 100% vente B2B
  • Soutien de cette réorientation avec l’approvisionnement des nouveaux KPIs (souvent non-monétaire):
    • acquisition
    • rétention
    • monétarisation des jeux Ubisoft
  • Support administratif lors du realignement organisationnel
  • Utilisation de la charge de travail partiellement faible (dû à la reception peu enthousiaste du portfeuil des jeux de cette année et des retards importants) pour attaquer la numérisation des derniers processus “traditionnels” du département financier
2018: Redémarrage logistique, réorganisation interne, audit fiscal, science des données et RGPD
  • Gestion de la partie financière, fiscale et comptable d’une grande réorganisation logistique avec des repercussions importantes sur les flux commerciaux et TVA
  • Réorganisation du departement financier afin d’anticiper les impacts de la numérisation:
    • Couvrir un périmètre plus large avec moins d’effectif
    • Focalisation sur la capacité d’analyser et de créer de la valeur
    • Établissment d’une documentation de tous les process commerciaux
  • Pousser l’organisation d’être plus orientée données
    • Passage d’un reporting statique à un reporting BI dynamique et auto-explorable
    • Familiariser Vente et Marketing avec des nouvelles sources de données pour une meilleure prise de décision au quotidien.
  • Passage réussi au RGPD, contribuant au respect, au sein de l’organisation locale, de la nouvelle législation dans les délais prévus
  • Terminaison d’un audit fiscal, baissant considerablement les demandes initiales
2016 - 2017: Réorganisation et mise à jour de l'ERP
  • Le departement financier planifiait et soutenait une réorganisation majeure de la structure légale locale, anticipant les effets de la numérisaton sur les marchés de l’entreprise:
    • Fermeture de deux entités de distribution en Autriche et Suisse
    • Outsourcing du service extérieur de vent
  • Passage réussi à une nouvelle version de l’ERP PeopleSoft
  • Amélioration continue des process interns pour une meilleure profitabilité et une meilleure reactivité vis-à-vis les demandes des clients
  • Amortissement d’une augmentation durable du volume de travail de la Comptabilité, dû à la performance gaché d’un nouveau fournisseur logistique
2014 - 2015: Améliorations au Controlling, élargissement du périmètre international et protection des données et de la vie privée
  • Introduction d’un système d’information Marketing (MINT) pour mieux suivre les dépenses marketing:
    • planing amélioré
    • meilleure visibilité sur l’état actuel
  • Intégration des pays supplémentairs dans le périmètre de responsabilité de la Comptabilité
    • Repuliques Tchèque et Slovaque, Hongrie
  • Nomination comme délégué à la protection des données
2012 - 2013: Passage vers un rôle 100% orienté distribution
  • Gestion du transfer de la responsabilité financière pour le studio BlueByte à un nouveau équipe dédié pour mieux accompagner la grande croissance du studio avec son process de planing et reporting très différent et desynchonisé de celui de la distribution
  • Prise en charge de la responsabilité financière pour la distribution Suisse
  • Optimisation des process commerciaux et logistiques avec des clients principaux (e.g. VMI:   Vendor Manged Inventory / stock géré par le fournisseur)
  • Débrouillement des questions ouvertes cummulées vis-à-vis des clients principaux relatives aux conditions commerciales et process logistiques
  • Défense de la politique de prix de transfer du groupe réussie lors d’un 2ième audit fiscal
2010 - 2011: Faire croître et optimiser les opérations
  • Contribution à la croissance
    • Du nouveau établissment stable Polonais
    • Du Studio BlueByte, grâce à leur entrée réussie dans le domaine des jeux Free2Play
  • Effectuer une mise à jour majeure de l’ERP groupe, PeopleSoft, avec un effort extraordinaire de la Comptabilité
  • Réorganisation légale majeure:
    • Liquidation des entités restant depuis des acquisitions antérieurs du groupe
    • Assurer la conversation d’un crédit d’impôts important en fusionant deux sociétés contre des délais serrés
  • Réaliser des économies importantes (représentant un montant à six chiffres très élevé) en renégociant les contrats logistiques de la société
2009: Le début - une phase d'apprentissage très intensive
  • Gestion de tous les aspects financiers de la distribution d’Ubisoft en Allemagne et Autriche
  • Gestion de tous les aspects financiers du Studio BlueByte
  • Arrêté le taux de départ élévé dans le departement
  • Terminé un audit fiscal en progrès avec des enjeux important sur le bilan du groupe
  • Premiers pas vers la mise en place d’une structure de distribution dans les pays de l’Est en mettant en place un établissement stable en Pologne

Responsibilities / Aufgaben / Tâches

day2day work / Routineaufgaben / rôle quotidien
Scope
  • Manage Controlling and Accounting team of 10
  • Manage invoicing volume of 80 – 120 Mio. Euro p.a.
  • Mange planning & reporting volume of 150 – 200 Mio. Euro p.a.
Territories
  • Germany
  • Austria
  • Switzerland
  • Poland
  • Czechia
  • Slovakia
  • Hungary
Accounting
  • two audited closures per fiscal year
    • local HGB accounts
    • group-reporting in IFRS
  • Daily operations: purchases, customer billing
  • credit limit control
  • documentation & compliance with all legal and fiscal rules
  • internal and external audits of legal compliance with relevant environmental, anti-fraud and other rules
Controlling
  • Planning: 4 x rolling forecast per year
  • Reporting: on monhtly basis
  • Monitoring fullfillment of objectives
  • Warning on potential dangers
  • Suggestions on improvements
  • Provide visibility on digital revenues for 360 degree visibility on territory performance  (out of scope in terms of local accounting)
  • Licence audits
  • Support line operations with new tools to solve business problems
Treasury
  • Customer Credit Limits
  • Factoring of receivables
  • Cash Pooling
  • FX accounts
Legal
  • initiate and coordinate corporate restructuring
  • contribute to M&A-activities
  • negotiate directly with customers and suppliers – or provide sound recommendations for other responsible departments conducting such negotiations
  • provide first local line of defense in case of potential litigations
Tax
  • Local and foreign Corporate Income Tax
    • Defend company position during tax audits in cooperation with group tax advisors
  • Local and foreign VAT
    • Assure process compliance to provide required documentation in case of audit
  • Provide information for local transfer pricing documentation
Privacy
  • Serve as local Data Protection Officer
  • Interface inquiries from German data protection authorities and/or endusers with the group customer service and legal organisation
  • Provide updates on local developments to group legal
Data Evangelist
  • Driving the Finance Department to be more data centric
    • Coding and data bases instead of Excel
    • Dynamic, visual reporting instead of Excel
  • Data discovery for other departments
    • Make Sales and Marketing aware of existing data sources, such as Data Lake, Tableau Dashboards etc. and their inherent potential
  • Screen current business problems for potential data-centric solutions
    • Data Discovery & Visualization
    • ML / DL approaches, such as Clustering, Decision Trees
  • Establish Proofs of Concept for identified business problems
Umfang
  • Führung von Controlling und Buchhaltungsteam mit 10 Mitarbeitern
  • Faktura-Volumen von 80 – 120 Mio. Euro p.a.
  • Planungs-u. Reporting-Volumen von 150 – 200 Mio. Euro p.a.
Gebiete
  • Deutschland
  • Österreich
  • Schweiz
  • Polen
  • Tschechien
  • Slovakei
  • Ungarn
Buchhaltung
  • zwei geprüfte Abschlüsse pro Geschäftsjahr
    • lokale Buchführung nach HGB
    • Berichterstattung der Gruppe nach IFRS
  • Tagesgeschäft: Abwicklung der Debitoren-u. Kreditorenbuchhaltung
  • Kreditlimit-Management
  • Prozessdokumentation und Einhaltung aller rechtlich und steuerlich vorgeschriebenen Normen
  • Interne und externe Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit des betreuten Geschäfts in allen relevanten Belangen: Steuer, Umweltschutz, Anti-Korruption etc.
Controlling
  • Planung: 4 x rollierende Planung pro Geschäftsjahr
  • monatliches Reporting
  • Verfolung der Zielerreichung
  • Warnung bei drohender Gefahr bei der Zielerreichung
  • Verbesserungsvorschläge
  • Herstellung der Sichtbarkeit auf die nicht im eigenen Buchungskreis befindlichen Digitalumsätze
  • Prüfung von Lizenzverträgen
  • Unterstützung des Tagesgeschäfts mit lösungsorientierten Tool-Entwicklungen
Treasury
  • Kunden-Kreditlimite
  • Factoring der Forderungen
  • Cash Pooling
  • Fremdwährungssicherung
Rechtliches
  • Anstoß und Koordination von organisatorischen Anpassungen
  • Hilfestellung bei M&A-Aktivitäten der Gruppe
  • Direkte Kunden-u. Lieferantenverhandlungen – oder Bereitstellung von fundierten Verhandlungsgrundlagen für die jeweils für gegebene Verhandlungen zuständige Abteilungens
  • Erste lokale Verteidigungslinie im Falle von rechtlichen Fragen und Auseinandersetzungen
Steuern
  • Deutsche und ausländische Unternehmenssteuer
    • Verteidigung der Unternehmenssicht während der Betriebsprüfung, unterstützt durch die Steuerberater der Gruppe
  • Deutsche und ausländische Umsatzsteuer
    • Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation für alle Prüfungsfragen
  • Bereitstellung von Informationen für die lokale Ausgestaltung der Transferpreispolitik der Gruppe
Datenschutz
  • Datenschutzbeauftragter des Unternehme ns
  • Schnittstelle zu den zuständigen relevanten Abteilungen im Falle von Anfragen von externen Datenschutzverantwortlichen und/oder Endkunde
  • Information der Rechtsabteilung der Gruppe über relevante lokale datenschutzrechtliche Entwicklungen
Data Evangelist
  • Vorrantreiben datengetriebener Ansätze im Finanzbereich
    • Programmierung und Datenbanken statt Excel
    • Dynamisches und visuelles Reporting statt Excel
  • Datenentdeckung für andere Abteilungen
    • Bewußtsein schaffen bei Marketing und Vertrieb für neue Datenquellen (z.Bspl Data Lake, Tableau, Dashboard) und die daraus entspringeden Möglichkeiten
  • Prüfung bestehender Problematiken auf mögliche datengetriebene Lösungsansätze
    • Machbarkeitsbeispiele für solche Lösungen
  • Neue Methoden und Tools bei der Entdeckung und Visualisierung von Daten
  • ML / DL Ansätze wie z.Bsp. Clustering, Entscheidungsbäume oder neuronale Netze
Étendue
  • Gérer un équipe de Controlling et Comptabilité de 10 personnes
  • Gérer un volume de facturation de 80 – 120 Mio. Euro p.a.
  • Gérer un volume de planning et reporting de 150 – 200 Mio. Euro p.a.
Territoires
  • Allemagne
  • Autriche
  • Suisse
  • Pologne
  • Tschequie
  • Slovaquie
  • Hongrie
Comptabilité
  • Deux clôtures auditées par exercise
    • Comptabilité locale selon HGB (standard Allemand)
    • Reporting au groupe selon IFRS
  • Au quotidien: gestion de tous les aspects de la comptabilité fournisseurs et clients
  • Assurer le respect des limites de crédit
  • Etablir la documentation requise et assurer la confirmités avec les lois et règles pertinentes pour tous les process touchant la comptabilité
  • Accompagner les audits interns et externes vérifiants cette conformité, e.g. dans le domaine fiscal, environmental ou anti-fraud
Controlling
  • Planing: 4 forecasts roulants par exercise
  • Reporting mensuel
  • Monitoring du taux de complétition des objectifs
  • Avertissement au management après la dévouverte des problèmes
  • Suggestions d’amélioration
  • Créer la visibilité sur les revenues digitaux dans le territoire (étant comptabilisés au niveau du groupe et ne pas au niveau local)
  • Audits de licence
  • Soutenir les départements opérationnels avec des outils efficaces pour repondre aux besoins quotidiens
Trésorie
  • Gestion des besoins de volume de crédit par client
  • Affacturage
  • Cash Pooling
  • Couverture des devises
Légal
  • Initier et coordonner des évolutions de la structure corporative
  • Assister le groupe lors des activités M&A dans le territoire
  • Négotiations clients & fournisseurs directes – ou soutien des départements responsables pour telles negotiations
  • Première ligne de défense en cas de litigations locales
Impôts et taxes
  • Impôts de société Allemands et internationals
    • Défense du point de vue du groupe lors de la mise en cause pendant les audits fiscaux (en collaboration avec les consultants fiscaux du groupe)
  • TVA allemande et internationale
    • Assurer l’intégralité et la conformité de la documentation des procédures internes pour les types différents d’audit
  • Fournir des informations locales pour l’établissement de la politique de prix de transfer du groupe
Protection des données et de la vie privée
  • Délégué officiel de la société pour la protection des données
  • Interface entre les autorités et consommateurs local(e)s et les experts du groupe
  • Faire suivre les informations sur l’évolution legislative et administrative locale relative à la protection des données aux experts du groupe
Data-Evangelist
  • Pousser plus en avant les approches orientés données dans le department des Finances
    • Programmation et bases de données au lieu d‘Excel
    • Reporting dynamique et visuel au lieu d‘Excel
  • Decouverte des donnée pour les besoins d‘autres départements
    • Sensibilisation de la Vente et du Marketing pour nouvelles sources d’information (e.g. Data Lake, tableaux de board etc.) et leur valeur inhérante
  • Examiner si les problématiques operationnelles se prêtent à une solution orientée données
    • Études de faisabilité pour des telles solutions
  • Evangéliser nouvelles méthodes et outils pour la découverte et visualization des données
  • Approches ML / DL , e.g. Clustering, arbres décisionnels ou réseaux neuronals